Política de Tratamiento de Datos Personales

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS

Inmobiliaria GranCasa

ÍNDICE

1. Introducción.
2. Conceptos Generales.
3. Principios para el tratamiento de datos personales.
4. Autorización para el tratamiento de datos personales.
5. Aviso de Privacidad.
6. Identificación de Bases de datos de Inmobiliaria GranCasa y finalidades del tratamiento.
7. Deberes generales de Inmobiliaria GranCasa.
8. Derechos de los titulares de protección de datos personales.
9. Desarrollo de Procedimientos de Ley de Habeas Data.
10. Registro Nacional de Bases de Datos.
11. Medidas Físicas y tecnológicas de Seguridad de la Información.

INTRODUCCIÓN

Inmobiliaria GranCasa es una reconocida compañía del sector inmobiliario en el departamento de Santander, Colombia, dedicada a la prestación de los servicios de administración inmobiliaria e intermediación en la enajenación y arriendo de bienes inmuebles, caracterizada por la amabilidad y experticia de sus servidores, quienes a diario trabajan en procura de los intereses de nuestros clientes.

Nuestra Empresa es consciente de la importancia de proteger los datos personales de sus clientes internos y externos, así como de sus representantes, contratistas y proveedores. Es por este motivo que dando cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 de 2.012 y al Decreto Reglamentario No. 1377 de 2.013,  por medio de los cuales se desarrolla un conjunto de garantías e instrumentos destinados al respeto del derecho fundamental del habeas data, que permite a las personas naturales decidir libremente sobre el manejo y custodia de su información personal como individuo, ha adoptado el presente manual que contiene las políticas y procedimientos que sus colaboradores deben acatar para garantizar el respeto de la citada garantía constitucional.

El presente Manual entró en vigencia en el mes de Julio de 2.013. No obstante, fue objeto de actualización en el mes de Mayo de 2.014 conforme a la expedición del Decreto 886 de 2.014, por medio del cual se reglamentó la información que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, así como los términos y condiciones bajo las cuales se deben inscribir los responsables de tratamiento.

CONCEPTOS  GENERALES

• ¿Quiénes son Personas Naturales?

Todos aquellos individuos descendientes de la raza humana, cualquiera que sea su edad, sexo o condición. (Artículo 74 Código Civil)

• ¿Qué entendemos por Datos personales  y cuál es su importancia?

Entiéndase por dato personal toda aquella información que; a) Se encuentra vinculada o puede asociarse a una persona natural determinada o determinable; b) Permite identificar a una persona natural; c) Es de propiedad del titular, sin perjuicio de quien la obtenga lícita o ilícitamente; y, d) Su tratamiento se encuentra limitado por el respeto de unos principios y valores de fuente constitucional y legal, tal y como lo expuso la Corte Constitucional en sentencia de Tutela T – 414 de 1.992. Magistrado Ponente: Ciro Angarita Pabón.  A título de ejemplo, encontramos dentro de los datos personales, el nombre, la edad, la fecha de nacimiento, el sexo, las tendencias políticas y religiosas, la formación académica, entre otros rasgos distintivos de una persona natural.

La importancia de los datos personales deriva en el hecho que de permitir su consulta o manipulación por parte de terceros no autorizados, sus titulares pueden terminar siendo víctimas de conductas delictivas, afectando su patrimonio e imagen personal. De allí que deba tenerse un régimen muy estricto en su tratamiento.

• ¿Qué clases de datos personales existen?

Los datos personales pueden ser de la siguiente naturaleza:

• Públicos: Hacen parte de la información pública de las personas o se hacen públicos por la voluntad del titular, por ejemplo, los antecedentes disciplinarios y fiscales, o los datos personales puestos en conocimiento por su titular en medios de comunicación.
• Privados: Aquellos que por su naturaleza reservada sólo cobran relevancia para su titular. Ejemplo; El salario de un colaborador.
• Semiprivados: Su conocimiento o divulgación puede interesar a cierto sector o grupo de personas. Ejemplo; Dato financiero o crediticio.
• Sensibles: Hacen referencia a la vida íntima de la persona o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como, las convicciones religiosas o tendencias sexuales.

• ¿Qué es el Habeas data?

El habeas data es un derecho fundamental del que gozan todas las personas naturales para conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ellas se han recogido en las diferentes bases de datos que manejan las entidades públicas y privadas.

En Colombia, la protección del habeas data encuentra respaldo en la Carta Política, la Ley 1266 de 2.008, que protege los datos comerciales, crediticios y financieros de una persona, y la Ley 1581 de 2.012, objeto del presente manual, y con cuyo tenor se busca salvaguardar cualquier otro tipo de información asociada a una persona natural, ya sea frente a sus rasgos personales, formación académica, su experiencia profesional, su imagen física, entre otros.

En virtud de este derecho, los responsables de datos, como Inmobiliaria GranCasa, deben garantizar a los titulares de datos personales su derecho de acceso desde las siguientes perspectivas: a) Conocer a qué tipo de tratamiento están sometidos su datos personales; b) Conocer los datos personales que están bajo la administración de Inmobiliaria Gran Casa; c) Conocer los motivos que justifican la gestión de sus datos personales; y d) Actualizar y rectificar su información personal.

• ¿Qué son Bases de Datos?

Conjunto organizado de datos personales que puede estar contenido en medios físicos o electrónicos.

• ¿Qué implica el tratamiento de datos personales?

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la consulta, recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o supresión.

• ¿Quiénes están involucrados el tratamiento de datos personales?

Titular. Persona natural cuyos datos personales son objetos de tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• ¿Qué es un aviso de privacidad?

Documento generado por el responsable del tratamiento de datos y con destino al titular en el cual se le informe la existencia de las políticas de tratamiento aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los citados datos.

• PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el tratamiento de datos personales se deben observar los siguientes principios:

• Legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada y por tanto Inmobiliaria GranCasa debe realizarlo bajo los parámetros de la Ley 1581 de 2.012, sus decretos reglamentarios, las normas que las sustituyan, derogan o subroguen.
• Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima. En gracia y discusión Inmobiliaria GranCasa podrá administrar datos personales de sus trabajadores, proveedores o clientes para el cumplimiento de las disposiciones contractuales pertinentes y demás mencionadas en el presente Manual.
• Libertad: Todo tratamiento de datos personales que realice Inmobiliaria GranCasa debe estar respaldado por el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Veracidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Inmobiliaria GranCasa deberá realizar actividades de actualización de los datos vigentes de sus clientes, trabajadores, proveedores y demás titulares de la información.
• Transparencia: Inmobiliaria GranCasa debe informar a los titulares previamente que datos requiere tratar y cuál es la finalidad para la cual los requieren.
• Acceso y circulación restringida: Sólo las dependencias y funcionarios competentes podrán tratar los datos personales suministrados por los usuarios de Inmobiliaria GranCasa, y únicamente para el cumplimiento de sus funciones.
• Seguridad: Inmobiliaria GranCasa deberá adoptar las medidas físicas y tecnológicas que sean necesarias para salvaguardar los datos personales puestos a su disposición, y evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para el efecto, Inmobiliaria GranCasa deberá diseñar archivos físicos y electrónicos de acceso restringido, implementar medidas de seguridad informática, tales como claves de acceso a los recursos informáticos, bloqueo automático de pantallas, etc.
• Confidencialidad: Inmobiliaria GranCasa guardará estricta confidencialidad sobre la información de los titulares que goce de este carácter, para lo cual adoptará medidas físicas de custodia como las ya enunciadas, y medidas jurídicas tales como la suscripción de acuerdos de confidencialidad con trabajadores y proveedores.

• AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia y supresión de datos personales por parte de Inmobiliaria GranCasa requiere de la autorización del titular, la cual goza de las siguientes características:

• Es obligatoria para realizar cualquier operación sobre los datos personales de propietarios, arrendatarios, trabajadores, contratistas y proveedores, excepto cuando:
• Sea requerida por una autoridad administrativa o judicial en ejercicio de sus funciones. Ejemplo, UGPP, DIAN, Superintendencia de Sociedades, Juzgados Laborales, Civiles o de Familia, entre otros.
• Se trate de datos de naturaleza pública.
• Sea necesario para atender casos de urgencia médica o autorizada.
• El tratamiento se realice con fines históricos, estadísticos o científicos que sean permitidos por la Ley.

Aun en estos casos, el receptor de la información deberá cumplir a cabalidad las políticas contenidas en el presente manual, así como las disposiciones de ley que resulten aplicables.

• Formal, de manera que la autorización debe constar por escrito, correo electrónico o cualquier otro medio que permita su consulta posterior. En este sentido, Inmobiliaria GranCasa debe conservar prueba de la autorización.
• Libre, pues debe ser voluntaria, no siendo permitido que haya coacción de parte de Inmobiliaria GranCasa para su obtención.
• Previa, ya que la autorización debe ser obtenida antes de realizar el tratamiento. Para los datos que hayan sido recolectados y almacenados con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2.012, Inmobiliaria GranCasa debe remitir el aviso de privacidad respectivo, a fin que sus ex – trabajadores, trabajadores, candidatos laborales, propietarios, arrendatarios, clientes en general y proveedores ratifiquen la autorización para el tratamiento de sus datos personales, o en su defecto la revoquen.
• Expresa e informada, de manera tal que el titular de los datos que otorga la autorización conozca:
  • • Nombre del responsable y/o encargado del tratamiento.
    • Datos objeto de tratamiento.
    • Los datos sensibles que se recopilan.
    • Finalidad del tratamiento.
    • Las políticas del tratamiento.
    • Los derechos que le asisten al titular.
    • Los procedimientos que Inmobiliaria GranCasa ha establecido para el ejercicio del habeas data.

Con el procedimiento de autorización consentida, se debe  garantizar que se ha puesto en conocimiento del titular que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, con el fin que éste tome decisiones conscientes sobre la administración anunciada.

Finalmente, Inmobiliaria GranCasa podrá adoptar modelos de autorización y divulgación en los que se informe a los titulares de datos personales la información que sobre los mismos administra, la finalidad de esta operación y el tiempo mínimo de retención.

• AVISO DE PRIVACIDAD

En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, Inmobiliaria GranCasa deberá informar por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.

Dicho aviso debe contener lo siguiente:

• Razón social y datos de contacto del responsable y/o encargado del tratamiento.
• El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo
• Los derechos que le asisten al titular.
• Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca las políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales, así como sus modificaciones, y lo relativo al ejercicio de su derecho de habeas data.
• Si el tratamiento recae sobre datos sensibles.

• IDENTIFICACIÓN DE BASES DE DATOS DE INMOBILIARIA GRANCASA Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO.

En el Tratamiento de los datos contenidos en las siguientes Bases de Datos,  Inmobiliaria GranCasa actúa como responsable y encargada del tratamiento de datos personales, habida cuenta que es quien recauda, usa, consulta y hace efectivas las decisiones sobre la siguiente información:

• Relacionada con el Recurso Humano:

DATOS PERSONALES	UBICACIÓN	TITULARES	FINALIDADES
“Generales”: Nombres, apellidos, número de documento de identidad, estado civil, dirección,  correos electrónicos, números de teléfonos fijos y celulares, formación académica y ejercicio de profesión u oficio.	Hoja de Vida y sus anexos (certificaciones laborales y académicas)	Candidatos	Evaluar la idoneidad técnica, sicológica y laboral del aspirante.
Generales, datos biométricos consignados en documento de identidad, número de cuenta de nómina, pagos laborales, estado de salud, entidades de seguridad social a las cuales se encuentra afiliado, sanciones disciplinarias y conductas constitutivas de acoso laboral	*Hoja de Vida y sus anexos (certificaciones laborales y académicas). *Exámenes médicos ocupacionales. *Formularios de afiliación a entidades de seguridad social. *Comprobantes de nómina. *Carpeta e historial disciplinario.	Trabajadores y ex trabajadores.	*Cumplir con las obligaciones legales y contractuales que le asisten como empleadora. *Desarrollar programas de bienestar, reincorporación y convivencia laboral, seguridad industrial, promoción y prevención de enfermedades profesionales y no profesionales laboral. *Certificar la existencia de la relación laboral a terceros. *Poner en conocimiento de profesionales dentro de contratos de asesoría y auditoría.

• Relacionada con los clientes:

DATOS PERSONALES	UBICACIÓN	TITULARES	FINALIDADES
“Generales”: Nombres, apellidos, número de documento de identidad, número de identificación tributaria, actividad económica y régimen de IVA estado civil, dirección,  correos electrónicos, números de teléfonos fijos y celulares.	*Propuestas y cotizaciones comerciales. *Registro único tributario, documento de identidad y certificados de cámara de comercio. *Contratos de Administración, corretaje, arrendamiento y compraventa. *Informes de gestión. *Facturas comerciales y estados de cuenta.	*Propietarios. *Arrendatarios. *Compradores de inmuebles. *Potenciales clientes.	* Cumplir con las obligaciones legales y contractuales que le asisten como  administradora, corredora y arrendadora. *Evaluar la idoneidad legal del potencial cliente. *Enviar información acerca de los bienes  y servicios ofrecidos por Inmobiliaria GranCasa. *Desarrollar estudios de consumo y estrategias de marketing,
Estatus económico y financiero e identificación de cuentas bancarias	*Registro único tributario. *Certificaciones laborales. *Declaraciones tributarias. *Certificados de titularidad de bienes y recursos. *Contratos de Administración, corretaje, arrendamiento y compraventa. *Certificaciones bancarias.	*Propietarios. *Arrendatarios y potenciales arrendatarios.	*Cumplir con las obligaciones legales que le asisten como mandataria inmobiliaria. *Evaluar la idoneidad económica y financiera del potencial cliente *Poner en conocimiento de entidades aseguradoras, de afianzamiento o semejantes en cumplimiento de contratos de seguros y fianza. *Poner en conocimiento de profesionales dentro de contratos de asesoría y auditoría.

• Relacionada con Contratistas y Proveedores:

DATOS PERSONALES	UBICACIÓN	TITULARES	FINALIDADES
“Generales”: Nombres, apellidos, número de documento de identidad, número de identificación tributaria, actividad económica y régimen de IVA estado civil, dirección,  correos electrónicos, números de teléfonos fijos y celulares, formación académica y ejercicio de profesión u oficio.	Cotizaciones, propuestas comerciales y sus anexos.	Proponentes	Evaluar la idoneidad técnica del proponente.
Generales, datos biométricos consignados en documento de identidad, número de cuenta de pagos, pagos contractuales y entidades de seguridad social a las cuales se encuentra afiliado.	*Registro único tributario, documento de identidad y certificados de cámara de comercio. *Contratos de prestación de servicios, obras civiles, corretaje y semejantes. *Planillas de seguridad social. *Comprobantes de pago y certificaciones bancarias.	*Proponentes. *Contratistas. *Proveedores. *Corredores independientes.	*Cumplir con las obligaciones legales y contractuales que le asisten como contratante. *Remitir requerimientos técnicos y retroalimentar la prestación de los servicios *Poner en conocimiento de profesionales dentro de contratos de asesoría y auditoría.

• Relacionada con La Empleadora y sus representantes:

DATOS PERSONALES	UBICACIÓN	TITULARES	FINALIDADES
“Generales”: Nombres, apellidos, número de documento de identidad, número de identificación tributaria, actividad económica y régimen de IVA estado civil, dirección,  correos electrónicos, números de teléfonos fijos y celulares, formación académica y ejercicio de profesión u oficio.	*Registro único Tributario. *Contratos celebrados por La Comerciante empleadora. *Certificaciones y extractos bancarios.	Comerciante – Empleadora y sus representantes	*Cumplir las obligaciones de ley, especialmente las relacionadas con renovación mercantil, cumplimiento de legislación laboral y tributaria,  cualquier otra aplicable a Inmobiliaria GranCasa.
Ingresos, movimientos bancarios y productos financieros.	*Certificaciones y extractos bancarios.	Comerciante – Empleadora y sus representantes	*Cumplir las obligaciones contractuales que le asisten con sus clientes.

PROHIBICIONES ESPECIALES:

• Ceder total o parcialmente los datos personales arriba mencionados, sin importar que se haga a título gratuito u oneroso.
• Compartir o divulgar a terceros no autorizados la información personal, especialmente la relacionada con información bancaria, montos de ingresos, bienes, y en general capacidad económica.
• Sustraer, duplicar o modificar los datos personales sin autorización expresa de los titulares.

• DEBERES GENERALES DE INMOBILIARIA GRANCASA

Inmobiliaria GranCasa tiene presente en todo momento que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, sólo hará uso de ellos para las finalidades legítimas, y respetando en todo caso sus derechos constitucionales y legales.

Considerando que es Inmobiliaria GranCasa quien define los fines y medios esenciales para el tratamiento de datos, como Responsable por el Tratamiento de Datos personales debe cumplir con las siguientes cargas:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección de datos personales, y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
5. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
6. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
7. Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
9. Tramitar las consultas y reclamos elevados por el titular.
10. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
11. Informar al titular sobre el uso de sus datos, previa solicitud.
12. Notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
13. Cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Inmobiliaria GranCasa también actúa como Encargada del Tratamiento de Datos Personales, toda vez que realiza el tratamiento de los datos personales por cuenta de un responsable. Por ejemplo, al ser mandatario, se convierte en Encargado del Tratamiento de los Datos personales de los compradores y arrendatarios, en este sentido, además de las obligaciones previamente anunciadas, debe cumplir con las siguientes:

1. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos solicitados.
2. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los 5 días hábiles contados a partir de su recibo.
3. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite”, cuando corresponda.
4. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
5. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

• DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

1. Conocer los datos personales que administra Inmobiliaria GranCasa.
2. Solicitar actualización y/o rectificación de datos personales inexactos, incompletos, fraccionados, o que induzcan a error, y que reposen en las bases de datos de Inmobiliaria GranCasa.
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Inmobiliaria GranCasa para el tratamiento de datos personales.
4. Conocer el uso que se le ha dado a sus datos personales.
5. Presentar quejas respetuosas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2.012 y demás normas que la modifiquen, subroguen o deroguen.
6. Solicitar ante la Superintendencia de Industria y Comercio la supresión de los datos personales administrados por Inmobiliaria GranCasa, cuando con el tratamiento se vulneren derechos y/o garantías legales y constitucionales.
7. Demás consagrados en la Ley 1581 de 2.012, las normas que lo reglamenten o modifiquen.

La información administrada por Inmobiliaria GranCasa podrá ser objeto de procesos de auditoría interna o externa por parte de entidades dedicadas a este tipo de actividades. Lo anterior sin perjuicio del deber de confidencialidad que le asiste a tales sujetos, y para lo cual Inmobiliaria GranCasa deberá adoptar medidas jurídicas tales como la suscripción de compromisos de confidencialidad.

• DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS DE LEY DE HABEAS DATA

Los titulares podrán consultar, actualizar, corregir y rectificar los datos personales que reposen en la  base de datos que maneje Inmobiliaria GranCasa, así como revocar la autorización concedida para el tratamiento de datos personales, para lo cual deberán ceñirse a los procedimientos que a continuación se mencionan:

• Consulta.

Los usuarios podrán preguntar por los datos personales que se encuentran bajo custodia de Inmobiliaria GranCasa, para lo cual se seguirá el siguiente procedimiento:

Paso No. 1. La Solicitud.

El titular de los datos, su apoderado o causahabiente elevará una solicitud por escrito que contendrá plena identificación del solicitante, objeto de la solicitud y dirección física o electrónica donde recibirá notificaciones. La solicitud deberá ir acompañada de los documentos que permitan acreditar la legitimación por activa del solicitante, así:

1. Copia simple del documento de identidad, si la solicitud es elevada directamente por el titular.
2. Original del poder especial autenticado o copia vigente de Poder General, si la solicitud es elevada por apoderado, junto con su documento de identidad y el de su poderdante.
3. Copia de la cédula de ciudadanía y de la escritura o sentencia judicial que acredite la calidad de heredero o legatario, si la solicitud es elevada por un causahabiente.

Paso No. 2. Radicación.

La Consulta deberá ser radicada en las instalaciones administrativas de Inmobiliaria GranCasa, las cuales se encuentran ubicadas en la Avenida la Rosita No. 27 – 37 Torre Sur 506  o dirigirse al correo electrónico:  info@inmobiliariagrancasa.com

Una vez Inmobiliaria GranCasa reciba la solicitud, le asignará un número de consecutivo que deberá registrar en el libro pertinente. Si se trata de una solicitud física, Inmobiliaria GranCasa deberá imponer en la copia del documento el sello de recibido, dejando constancia de la fecha y el número del radicado.

Paso No. 3. Confirmación del solicitante.

Tan pronto reciba la solicitud, Inmobiliaria GranCasa deberá verificar que quien dirigió la solicitud tiene legitimación por activa en los términos previamente anunciados.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada. En este evento, Inmobiliaria GranCasa deberá remitir la notificación respectiva a la dirección física o electrónica informada.

Paso No. 4. Estudio de la solicitud.

Inmobiliaria GranCasa procederá a revisar la información del titular que reposa en sus bases de datos administradas, y determinará la información que considere relevante para dar una adecuada respuesta a la solicitud.

Así mismo deberá determinar si existe algún impedimento legal o normativo para ejecutar la solicitud, en tal caso, deberá informar al solicitante las razones por las cuales no puede atender su solicitud.

Paso No. 5. Respuesta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.  Vencido el término sin que pudiese atender la consulta, se informará al interesado por escrito o correo electrónico las razones de la mora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Paso No. 6. Notificación.

Inmobiliaria GranCasa, dentro de los términos previamente anunciados, deberá notificar al titular la respuesta a su solicitud, bien sea por escrito o correo electrónico, de acuerdo al medio en el cual se realizó la consulta.

• Reclamos.

Los usuarios que consideren que la información administrada por Inmobiliaria GranCasa es incorrecta, falsa o desactualizada, o que no cumple con los supuestos de la Ley 1581 de 2.012, podrán presentar un reclamo, para lo cual deberán ceñirse al siguiente procedimiento:

Paso No. 1. La Solicitud.

El titular de los datos, su apoderado o causahabientes elevará un reclamo por escrito con plena identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección física o electrónica de contacto.

En la solicitud deberá expresa con claridad el objeto del reclamo, a saber:

• • Solicitar la corrección o actualización de su información personal.

• • Advertir el incumplimiento de los deberes del Responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales.

• • Solicitar la supresión de sus datos personales cuando:
• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

El reclamo deberá ir acompañado de los documentos que el titular pretenda hacer valer en su favor y que permitan acreditar la legitimación por activa del solicitante, así:

1. Copia simple del documento de identidad, si la solicitud es elevada directamente por el titular.
2. Original del poder especial autenticado o copia vigente de Poder General, si la solicitud es elevada por apoderado, junto con su documento de identidad y el de su poderdante.
3. Copia de la cédula de ciudadanía y de la escritura o sentencia judicial que acredite la calidad de heredero o legatario, si la solicitud es elevada por un causahabiente.

Paso No. 2. Radicación.

El reclamo deberá ser radicado en las instalaciones administrativas de Inmobiliaria GranCasa, las cuales se encuentran ubicadas en la Avenida la Rosita No. 27 – 37 Torre Sur 506  de Bucaramanga o dirigirse al correo electrónico: info@inmobiliariagrancasa.com

Una vez Inmobiliaria GranCasa reciba el reclamo, le asignará un número de consecutivo que deberá registrar en el libro pertinente.

Si se trata de un reclamo físico, Inmobiliaria GranCasa deberá imponer en la copia del documento el sello de recibido, dejando constancia de la fecha y el número del radicado.

Paso No. 3. Confirmación del solicitante.

Tan pronto reciba la solicitud, Inmobiliaria GranCasa deberá verificar que quien dirigió el reclamo tiene legitimación por activa en los términos previamente anunciados. Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al solicitante.

Cuando el reclamo sea formulado por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentado. En este evento, Inmobiliaria GranCasa deberá remitir la notificación respectiva a la dirección física o electrónica informada.

Paso No. 4. Estudio de la solicitud.

Una vez el funcionario competente reciba la solicitud, verificará que cumpla con el lleno de los requisitos formales dispuestos en el presente Manual, y en caso de encontrar deficiencias de este tipo, tendrá que notificarlas al solicitante por escrito dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción, para que proceda a subsanarla.

Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento el peticionario no subsana las falencias anotadas, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Inmobiliaria GranCasa deberá determinar si existe algún impedimento legal o normativo para ejecutar la solicitud de actualización o modificación, en tal caso, deberá informar al solicitante las razones por las cuales no puede atender su solicitud.

Cuando la solicitud tenga por objeto la supresión de datos personales, esto es, la eliminación total o parcial, Inmobiliaria GranCasa deberá tener en cuenta que no se trata de un derecho absoluto, y que la solicitud ha de ser declinada en los siguientes eventos:

• Cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• No sea posible efectuar la eliminación del dato por la orden de autoridad judicial o administrativa.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, o para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por éste.

Paso No. 5. Respuesta.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará por escrito o correo electrónico al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Paso No. 6. Notificación.

Inmobiliaria GranCasa, dentro de los términos previamente anunciados, deberá notificar al titular la respuesta a su reclamo, bien sea por escrito o correo electrónico, de acuerdo al medio en el cual se realizó éste.

• Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

El titular o quien haga sus veces podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo previsto en los anteriores numerales.

• REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

Conforme al artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, la Superintendencia de Industria y Comercio operará El Registro Nacional de Bases de Datos las bases de datos personales, el cual deberá ser alimentado por cada uno de los responsables y encargados de tratamiento de datos personales, y será de libre consulta para los ciudadanos.

Al tenor del artículo 5º del Decreto 886 de 2.014, La información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos es la siguiente:

1. Datos de identificación, ubicación y contacto del Responsable del Tratamiento de la base de datos.
2. Datos de identificación, ubicación y contacto del o de los Encargados del Tratamiento de la base de datos.
3. Nombre y finalidad de la base de datos.
4. Forma de Tratamiento de la base de datos (manual y/o automatizada), y
5. Política de Tratamiento de la información.

• MEDIDAS FÍSICAS Y TECNOLÓGICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la ley 1581 de 2012, Inmobiliaria GranCasa  adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros administrados, evitando la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

En los anteriores términos, Inmobiliaria GranCasa mantendrá estrictos protocolos de seguridad, velará por el uso de instalaciones físicas seguras y herramientas idóneas de conservación de la información.

Así mismo Inmobiliaria GranCasa velará porque al interior de los contratos de trabajo, sus trabajadores se comprometan a guardar confidencialidad y adecuado manejo respecto de los datos que conozcan con ocasión de sus cargos, ejercicio que se hará extensivo en los contratos celebrados con proveedores y contratistas.

El compromiso de Inmobiliaria GranCasa para desarrollar el presente manual y cumplir cabalmente con la citada ley, está íntimamente relacionado con sus políticas de calidad en el servicio.

Dado en la Ciudad de Bogotá, a los veintidós  (22) días del mes de julio de dos mil trece (2013), modificado  el día veintisiete (27) de mayo de 2.014.